Planificar eventos corporativos puede ser desafiante. Existen muchos detalles que deben tomarse en cuenta para que todo marche sobre ruedas y el evento sea una experiencia agradable y memorable. Además, hay que lidiar con el uso adecuado de los recursos y el tiempo. En Reiva, como expertos en planificación de eventos corporativos, contamos con experiencia en todo esto; por eso, queremos darte cinco consejos de oro no solo para que evites errores comunes, sino también para que tu evento sea un éxito.
1. Establece un cronograma detallado
Un evento corporativo debe desarrollarse como un reloj suizo; por lo tanto, la precisión en el tiempo es fundamental. Mientras más detallado seas en lo que quieres, será más fácil lograr ese objetivo. Incluye un tiempo amplio para que los invitados disfruten del momento: para muchos de ellos, crear redes de contacto es lo más importante de un evento corporativo.
Es importante que seas realista con el cronograma, no solo para el día mismo del evento, sino también para los días previos. Por eso, deja cierto espacio para retrasos inesperados. Aunque es bueno ser optimistas, lo mejor es ser realistas.
2. Crea experiencias inmersivas o interactivas
A menudo, los eventos corporativos no son solo sobre trabajo. También pueden entretener, inspirar, crear espíritu de equipo o evocar pensamientos o acciones positivas. Planifica eventos corporativos que involucren actividades inmersivas, como la aventura suave, el descubrimiento cultural o la solución de problemas que los asistentes amen y recuerden.
También puedes planificar actividades divertidas y entretenidas para mantener a todos enganchados, felices y motivados a hacer más. Otro consejo de oro es que si los invitados llevan parejas o incluso niños, deben crear entretenimiento también para ellos.
3. Aprovecha el sonido y la iluminación
Debes garantizar que los animadores, conferencistas e invitados estén apropiadamente iluminados, ya sea en una cena o conferencia de prensa. Lo mismo debe aplicarse para la música: la música de fondo o en vivo debe ser coordinada con cuidado y debe ser consistente con la ocasión. Para eventos muy grandes con múltiples elementos, videos o teleprompter, es mejor trabajar con un equipo de producción profesional.
4. Presta atención a la comida
La comida puede evocar recuerdos magníficos, por lo que ofrecer una variedad amplia y atractiva de alimentos es clave. Los invitados deben tener algo en el estómago y estar hidratados para que estén concentrados; por ello, asegúrate de planificar con detalle los alimentos que se ofrecen y que haya abundantes tentempiés.
En eventos con elementos laborales, evita las comidas pesadas que causen somnolencia. Decide si vas a ofrecer alcohol y cuánto por persona. También puedes idear temáticas en eventos como cenas y cócteles.
5. Deja algunas cosas a los profesionales
En muchas ocasiones, es mejor acudir a una empresa experta en la planificación de eventos corporativos, como Reiva. Sus especialistas se encargarán de manejar detalles que no has tomado en consideración gracias a sus años de experiencia y conocimiento. Al trabajar con un equipo de planificación de eventos corporativos, podrán ayudarte en el control de los costos, el cronograma, la calidad y las últimas tendencias en eventos.
Gracias a ellos, podrás tener un tiempo extra para enfocarte en otras labores al delegar detalles a profesionales de confianza.
Si deseas más información sobre nuestros servicios de planificación de eventos corporativos, no dudes en comunicarte con nosotros.
